Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

Beam SAS (« Beam », « nous ») est une société par actions simplifiée de droit français dont le siège social est situé au 106 avenue de Versailles, 75016 Paris, France, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 953 048 345. Nous agissons en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel décrites dans la présente politique.

Pour toute question relative à vos données personnelles, ou pour exercer vos droits, écrivez à legal@beamxp.com. Vous pouvez aussi écrire à privacy@beamxp.com.

2. Nos deux rôles

Nous agissons en qualité de responsable du traitement à l'égard des données que nous collectons pour nos propres finalités : les visites sur ce site, les échanges avec nos équipes commerciales et d'assistance, les comptes et la connexion, la facturation, les e-mails de service, ainsi que le fonctionnement et la sécurité du service. La présente politique couvre ces données.

Lorsqu'une organisation utilise Beam, ce que ses équipes placent dans leur espace de travail (conversations, fichiers, connaissances, enregistrements, agents, workflows et données issues des applications connectées) est traité pour le compte de cette organisation. L'organisation, généralement votre employeur, est responsable du traitement de ces contenus et nous sommes son sous-traitant, en vertu de l'accord de traitement des données. Les questions et demandes relatives à ces contenus sont à adresser de préférence à l'organisation ; si elles nous parviennent, nous les lui transmettons.

3. Données collectées, finalités et bases légales

Pour chaque activité : les données concernées, l'usage que nous en faisons, la base légale au sens du RGPD et la durée de conservation.

Consultation de ce site

Données

Ce que votre navigateur transmet avec chaque requête : adresse IP, date et heure, page demandée, page de provenance, type de navigateur et d'appareil.

Finalité

Afficher les pages, assurer la sécurité du service et limiter les abus, par exemple un trop grand nombre de requêtes provenant d'une même adresse.

Base légale

Notre intérêt légitime à exploiter un site web sécurisé (article 6.1.f du RGPD).

Durée de conservation

Sept jours au plus, puis suppression. Les journaux nécessaires pour établir un abus ou une fraude sont conservés jusqu'à la résolution de l'incident.

Prise de contact ou demande de démonstration

Données

Votre adresse e-mail professionnelle et tout autre élément que vous choisissez de fournir : nom, entreprise, taille de l'équipe, ce que vous souhaitez automatiser, besoins de déploiement et vos messages.

Finalité

Vous répondre, organiser une démonstration et donner suite à votre demande. Votre adresse n'entre dans aucune séquence marketing.

Base légale

Votre consentement, donné dans le formulaire, que vous pouvez retirer à tout moment (article 6.1.a du RGPD), et les mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).

Durée de conservation

Trois ans à compter de votre dernier contact avec nous, puis suppression. Si vous devenez client, comme pour les données de compte et de contrat ci-dessous.

Téléchargement du livre blanc sur l'adoption de l'IA

Données

Vos prénom, nom et e-mail professionnel, et si vous avez coché la case pour recevoir nos e-mails marketing, avec la date et le texte que vous avez accepté.

Finalité

Vous donner accès au livre blanc et savoir qui le lit. Si vous avez coché la case, vous envoyer les nouveautés du produit et des e-mails occasionnels sur l'adoption de l'IA. Sans la case, votre adresse n'entre dans aucune séquence marketing.

Base légale

Notre intérêt légitime à savoir qui lit ce que nous publions (article 6.1.f du RGPD). Pour les e-mails marketing, votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment (article 6.1.a du RGPD) : chaque e-mail marketing contient un lien de désinscription, et vous pouvez aussi écrire à privacy@beamxp.com.

Durée de conservation

Trois ans à compter de votre dernier contact avec nous, puis suppression. Si vous retirez votre consentement, nous cessons aussitôt les envois et ne gardons que la trace de votre consentement et de son retrait, comme preuve.

Votre compte

Données

Nom, adresse e-mail, photo de profil lorsque votre compte Google ou Microsoft en fournit une, les espaces de travail auxquels vous appartenez et votre rôle dans chacun, votre mode de connexion (code par e-mail, Google ou Microsoft), vos paramètres de vérification en deux étapes, ainsi que vos appareils et sessions connectés.

Finalité

Créer et sécuriser votre compte, vous connecter et permettre aux administrateurs de l'espace de travail de gérer qui y a accès.

Base légale

L'exécution du contrat conclu avec vous ou avec votre organisation (article 6.1.b du RGPD) et notre intérêt légitime à sécuriser les comptes (article 6.1.f du RGPD).

Durée de conservation

Tant que vous avez un compte. Une fois que vous avez quitté tous vos espaces de travail, ou si vous nous demandez de supprimer votre compte, nous le supprimons dans un délai de 30 jours, sauf si la loi nous impose d'en conserver une partie.

Facturation

Données

Nom et adresse e-mail du contact de facturation, raison sociale, adresse de facturation et, le cas échéant, numéro de TVA ; les sièges achetés, les factures et l'état des paiements. Les données de carte et les coordonnées bancaires sont saisies sur les pages de notre prestataire de paiement, Stripe, et restent chez lui : nous ne recevons jamais les numéros de carte complets.

Finalité

Facturer l'abonnement, encaisser les paiements et tenir notre comptabilité.

Base légale

L'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et nos obligations comptables et fiscales (article 6.1.c du RGPD).

Durée de conservation

Dix ans pour les pièces comptables, comme l'exige le droit français ; cinq ans après la fin du contrat pour les autres documents contractuels.

E-mails de service

Données

Votre adresse e-mail et l'objet du message.

Finalité

Invitations, codes de connexion, notifications et demandes d'approbation que vous ou votre espace de travail avez configurées, messages de facturation et, de temps à autre, conseils de prise en main et synthèses d'activité destinés aux administrateurs de l'espace de travail.

Base légale

L'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD). Pour les conseils de prise en main et les synthèses, notre intérêt légitime à aider nos clients à utiliser le produit (article 6.1.f du RGPD) ; sur simple demande, nous cessons de vous les envoyer.

Durée de conservation

Aussi longtemps que le compte auquel le message se rapporte.

Assistance

Données

Ce que vous nous communiquez lorsque vous écrivez à l'assistance ou à l'équipe commerciale et, si vous nous demandez d'examiner un problème dans votre espace de travail, ce que nous devons voir pour le résoudre.

Finalité

Répondre à votre demande et la traiter.

Base légale

L'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et notre intérêt légitime à répondre aux personnes avec qui nous travaillons (article 6.1.f du RGPD).

Durée de conservation

Pendant la relation client et cinq ans après sa fin, soit la durée pendant laquelle une action en justice peut être engagée en droit français.

Utilisation du service

Données

Des événements et des comptages relatifs à l'utilisation du service (par exemple, la création d'un espace de travail, l'utilisation d'un agent ou la connexion d'une application, avec le nom du modèle ou de l'application) et des mesures d'usage telles que le nombre de requêtes et de tokens par modèle. Ces enregistrements ne contiennent jamais le contenu des messages ni des fichiers.

Finalité

Appliquer les limites d'utilisation, facturer l'usage supplémentaire, présenter aux administrateurs les statistiques de leur espace de travail et savoir quelles parties du produit sont utilisées afin de les améliorer.

Base légale

L'exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) et notre intérêt légitime à exploiter et à améliorer le service (article 6.1.f du RGPD).

Durée de conservation

Supprimées avec l'espace de travail.

Erreurs et sécurité

Données

Les détails techniques des erreurs (où elles se sont produites, type de navigateur et d'appareil, heure), qui contiennent des données de diagnostic et non le contenu de l'espace de travail ; les enregistrements des connexions et des sessions ; et le journal d'audit des actions d'administration de chaque espace de travail.

Finalité

Détecter et corriger les défaillances, et détecter les utilisations abusives du service et enquêter à leur sujet.

Base légale

Notre intérêt légitime à disposer d'un service fiable et sécurisé (article 6.1.f du RGPD).

Durée de conservation

Rapports d'erreur : 90 jours, puis suppression par notre prestataire de suivi des erreurs (Sentry). Entrées du journal d'audit : aussi longtemps que les paramètres de conservation de l'espace de travail les conservent.

4. Destinataires de vos données

• Notre personnel, uniquement dans la mesure où ses fonctions l'exigent.
• Les prestataires qui traitent des données pour notre compte en vertu d'un contrat : hébergement (Amazon Web Services, en France), connexion (Clerk), paiements (Stripe), envoi d'e-mails (Resend et Twilio SendGrid) et, lorsqu'il est configuré, signalement des erreurs (Sentry). La page des sous-traitants ultérieurs recense chaque prestataire susceptible de traiter des données dans le service, ce que fait chacun et son lieu d'établissement.
• Les fournisseurs de modèles, qui reçoivent ce qui est nécessaire pour répondre à une requête formulée dans un espace de travail. Ce traitement est effectué pour le compte de votre organisation, en vertu de l'accord de traitement des données.
• Les autorités publiques, lorsque la loi nous impose de leur communiquer des données.
• Un acquéreur ou un successeur, en cas de cession ou de fusion de tout ou partie de notre activité, sous réserve d'une obligation de confidentialité.

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas avec des annonceurs.

5. Cookies

Ce site et l'application n'utilisent que les cookies nécessaires à leur fonctionnement. Nous n'utilisons aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseaux sociaux et ne chargeons aucun script de suivi ; c'est pourquoi nous ne demandons pas de consentement aux cookies.

L'application conserve également des préférences d'interface, comme une barre latérale repliée ou des éléments épinglés, dans le stockage local de votre navigateur. Vous pouvez à tout moment supprimer les cookies et le stockage local depuis votre navigateur ; sans les cookies de connexion, vous ne pouvez pas vous connecter.

6. Transferts internationaux

Nous hébergeons le service et ses données en France, au sein de l'Union européenne. Certains de nos prestataires sont établis aux États-Unis (voir la page des sous-traitants ultérieurs) ; des données personnelles peuvent donc y être transférées.

Chacun de ces transferts repose sur une décision d'adéquation de la Commission européenne, y compris le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-U.S. Data Privacy Framework) lorsque le destinataire est certifié à ce titre, ou sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, assorties de mesures supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez nous demander une copie de ces garanties.

7. Comment nous protégeons vos données

Les données sont chiffrées en transit par TLS et chiffrées au repos par notre hébergeur, et les identifiants stockés bénéficient d'une couche supplémentaire de chiffrement au niveau de l'application. Les données de chaque espace de travail sont séparées de celles de tous les autres, l'accès au sein d'un espace de travail suit les rôles et les partages, et les actions d'administration sont consignées dans un journal d'audit. La page Sécurité et l'annexe 2 de l'accord de traitement des données décrivent ces mesures en détail.

Si une violation de vos données personnelles est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous en informons dans les meilleurs délais.

8. Vos droits

En vertu du RGPD et du droit français, vous disposez du droit :

• d'accéder à vos données personnelles et d'en recevoir une copie (article 15) ;
• de les faire rectifier si elles sont inexactes ou incomplètes (article 16) ;
• de les faire effacer, sauf si nous devons les conserver, par exemple pour respecter une obligation légale (article 17) ;
• d'en faire limiter le traitement (article 18) ;
• de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine, ou de les faire transmettre à un autre responsable du traitement (article 20) ;
• de vous opposer aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes et, à tout moment, à l'envoi de messages concernant notre produit (article 21) ;
• de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements effectués avant ce retrait (article 7.3) ;
• de donner des directives sur le sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés) ;
• d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

Pour les exercer, écrivez à legal@beamxp.com. Nous vous répondons dans un délai d'un mois, que le RGPD nous permet de prolonger de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses, et nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Si votre demande porte sur des contenus d'un espace de travail, nous la transmettons à l'organisation responsable de leur traitement et l'aidons à y répondre.

En France, l'autorité de contrôle est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, cnil.fr. Vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle du lieu où vous résidez ou travaillez.

9. Décisions automatisées

Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produise des effets juridiques vous concernant ou qui vous affecte de manière significative de façon similaire.

Au sein d'un espace de travail, votre organisation peut faire fonctionner des agents et des workflows qui agissent automatiquement sur des données. Ces usages sont décidés par votre organisation, en sa qualité de responsable du traitement.

10. Modèles d'IA et vos données

Beam n'entraîne jamais de modèles sur vos données, et nous n'utilisons pas le contenu des espaces de travail pour développer notre propre produit. Les requêtes sont adressées au fournisseur de modèles choisi par l'espace de travail, dans le cadre des conditions applicables à l'API de ce fournisseur, qui, pour les principaux fournisseurs, excluent l'entraînement sur les données transmises par API.

Les administrateurs choisissent les modèles que leur espace de travail peut utiliser et peuvent fournir leurs propres clés de fournisseur ; la page des sous-traitants ultérieurs explique ce que reçoit chaque fournisseur.

11. Enfants

Nos services s'adressent aux organisations et ne sont pas destinés aux enfants.

12. Modifications de la présente politique

Lorsque nous modifions la présente politique, nous mettons à jour sa version et sa date ci-dessus et tenons les versions antérieures à disposition sur demande. Si une modification affecte de manière significative l'utilisation que nous faisons de vos données, nous en informons les administrateurs des espaces de travail par e-mail avant son entrée en vigueur.

La présente politique est publiée en français et en anglais. En cas de divergence entre les deux versions, la version française prévaut.

13. Historique des versions